La revolución digital ha traído una serie de beneficios que nos permiten organizar y conservar nuestra información, así como disponer de ella en todo momento, prácticamente desde cualquier parte del mundo, ofreciéndonos la oportunidad de prescindir del papel para conservar nuestros archivos y expedientes.
El migrar a “paperless” o “sin papel”, es definitivamente una estrategia de negocios que llegó para quedarse la cual, además de disminuir el consumo de papel y tinta (sustentabilidad), beneficiando con ello al planeta, disminuye el riesgo de que nuestra información sea robada y utilizada de manera indebida o con fines ilícitos.
Debemos considerar que los múltiples estados de cuenta que se reciben, desde hace muchos años, en nuestro hogar u oficina, a través del servicio postal o mensajería, enfrentan hoy, como nunca antes, el riesgo de ser interceptados o sustraídos por personas malintencionadas.
¿Cuántos de nosotros “metemos la mano al fuego” por la seguridad de nuestro buzón físico?
Resulta muy penoso cuando una persona cae en cuenta que sus datos personales fueron utilizados con el fin de obtener un financiamiento para adquirir algún producto o servicio, o incluso un bien de alto valor, al recibir el cobro de alguna institución financiera.
Más penoso resulta cuando alguien es secuestrado y argumenta no tener dinero para el pago de su rescate, pero el secuestrador le muestra a la persona el saldo de su estado de cuenta bancario original, recibido y sustraído unos días antes del hogar u oficina de la víctima.
Por estas razones, pero más por cuestiones de seguridad, debemos implementar y solicitar el uso de procesos y métodos “paperless”.
México, de hecho, se postula como uno de los países más avanzados del mundo en el tratamiento electrónico de los procesos administrativos y fiscales, debido a la reforma a la NOM 151 y a la creación de los Prestadores Certificados de Recepción de Documentos Digitales.
Gracias a la Reforma de la NOM 151, todos los documentos que se digitalicen y almacenen de acuerdo con las condiciones establecidas, tendrán el mismo valor legal que el papel, por lo que ya no será necesario conservar los documentos originales.
Es aplicable para personas que están obligadas a llevar y mantener un sistema de contabilidad, un libro mayor o de actas, archivar comprobantes originales de sus operaciones, conservar documentación del negocio, preservar cartas, telegramas, mensajes de datos, contratos, así como convenios o compromisos que originen derechos y obligaciones.
Migrar a “paperless” considera, desde luego, diversos riesgos que podemos reducir si aprendemos cómo:
- Realizar y mantener un respaldo adecuado de los documentos.
- Guardar y encriptar la información de forma tal que no pueda ser vista por terceros sin autorización.
- Utilizar de forma segura la “nube” y demás alternativas de almacenamiento de información.
- Realizar y mantener un respaldo adecuado de los documentos.
No esperes más para cancelar el envío de estados de cuenta de servicios, bancos y de tus tarjetas de crédito a tu domicilio, por correo o mensajería, indica hoy mismo a tu banco o prestador de servicio, que te quieres hacer “paperless”.
Adéntrate en estos temas para conocer cómo implementar “paperless”, consulta con un asesor de seguridad informática certificado y conoce la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos, la cual entró en vigor el 28 de septiembre de 2017.
