Es el proceso de identificación de vulnerabilidades de una empresa, considerando éstas, desde la integridad de sus empleados y/o clientes, sus procesos de negocios, hasta las condiciones físicas y entorno de sus instalaciones, para pasar a determinar los riesgos que pueden impactarlas y, entonces determinar el impacto de cada riesgo así como la evaluación de la pérdida.

Muchos especialistas confunden esto, con control de mermas, cuando en realidad los dos conceptos deben verse como un binomio necesario para soportar el alcance de los objetivos del negocio.

Ejemplificando este binomio, tenemos que control de merma, atiende temas como el robo interno o externo como uno de los elementos base de ésta, pero cuando se considera que un asalto violento, reporta no solo una pérdida de activos, sino que resalta hasta el tener una pérdida de vida o la perdida de ventas por el cierre de la operación, en tanto se lleva a cabo la intervención de la autoridad, es que vemos la necesidad de contar con los dos conceptos bien claros, definidos e implantados.

Considero que esta forma de entender la prevención de pérdidas, está evolucionando, de manera que dejemos de ver este tema como algo superficial, y lo entendamos en toda la gama de oportunidades que esta presenta para ir blindando nuestros procesos y operaciones. Este concepto se sustenta en una conciencia y visión de empresa, que busca hacerse más eficiente, mediante la identificación de sus vulnerabilidades y tomando los riesgos considerando el prevenir pérdidas.

La prevención de pérdidas, está íntimamente ligada a la administración de crisis y la planeación para continuidad de negocios.

Lo impresionante del concepto, es que este es tan amplio en su alcance como consideremos la complejidad de los procesos de una operación y la forma en que la empresa determina que es una pérdida.

Pueden considerarse desde situaciones delictivas como el fraude, el abuso de confianza, el robo de información, el secuestro, la extorsión, o bien condiciones de riesgo como un incendio, inundación, terremoto o huracán. Asimismo, situaciones donde la pérdida de un ejecutivo sea crítica para la organización o una sanción por incumplimiento de una normativa implique cierre, multas, sanciones o un acto de corrupción.

No importa el tamaño del negocio, todos podemos sufrir pérdidas. El qué tanto podemos sobrellevarlas, depende de cómo las hayamos prevenido para poder mitigarlas.

Hoy día, en el entorno dinámico de las empresas, ninguna de ellas puede aceptar una pérdida sin haberla considerado antes, ya sea para evitar o aceptar la probabilidad de que se suscite, asumiendo un riesgo calculado.

En las empresas deben tomarse los riesgos y enfrentarlos, pero no podemos justificar una pérdida por omisión en tratar de identificarlas, prevenirla o mitigarla.

Una pérdida puede ser tal, que una empresa no pueda recuperarse, como el caso de un incendio, donde las pérdidas pueden ser tan graves si se pierden vidas, se pierde maquinaria o instrumentos muy costosos, o la prima del seguro no abarca el incumplimiento de normativas de protección civil.

Implantar un plan de prevención de pérdidas, debe verse como un refuerzo a todos los procesos y operaciones del negocio, considerando que esto refuerza la disciplina, asegura procesos y optimiza el uso de los recursos. Es un esfuerzo de toda la organización, para identificar y prevenir pérdidas. Es un tema de disciplina organizacional, que debe considerarse como parte de la viabilidad de la empresa.

El principal requisito es la conciencia de la alta administración, sobre la necesidad de anticipar, prevenir y/o mitigar lo que su empresa considera como una pérdida. Cada negocio debe identificar lo que puede impactar a su personal, sus operaciones y sus activos.

El segundo, es que una vez que la dirección decide que este proceso debe ser parte de su plan de negocios, debe plantear, junto con los principales directivos o colaboradores, la agenda de riesgos de su empresa.

La agenda de riesgos, implica el identificar todos aquellos riesgos que pueden impactar tanto en la estrategia como en la operación y dimensionar la probable pérdida que se tendría. Ya habiendo hecho esto, es posible determinar el plan de acción para prevenir o mitigar el impacto.

Es importante entender, que no todo negocio puede ser agraviado por un asalto violento o una situación de extorsión, pero un desastre natural puede generar pérdidas mayores, si no se considera su probabilidad.

Causas de pérdidas, pueden tener su origen en elementos de riesgos tales como fraude, abuso de confianza, robo de material de alto costo, incendios, conatos, inundaciones, sanciones, multas, corrupción, extorsiones, etc.

Es el ejemplo de un negocio, donde un conato daña el acceso principal al negocio y este debe suspender operaciones durante el tiempo que la autoridad determina que ya no existe riesgo. Esto en el caso de un negocio de supermercado implica, pérdidas de venta y pérdida por los daños.

La implantación de un programa debe basarse en un modelo que considerar los siguientes elementos:

• Personal
• Políticas y Procedimientos
• Infraestructura
• Tecnología

Personal: implica la responsabilidad y acciones del personal de la empresa, en todos los niveles de la organización, para que dependiendo de la naturaleza del negocio y el nivel del personal, implante las acciones necesarias y suficientes para prevenir pérdidas. No es necesario contar con especialistas, cuando es el mismo personal quien muchas veces constituye la causa misma de la vulnerabilidad.

Políticas y procedimientos: exige que exista una serie de reglas escritas y conocidas por el personal, para asegurar el cumplimiento de las acciones tendientes a prevenir pérdidas, de nada sirve tenerlas si la cultura de la empresa, contempla el desobedecerlas o el que no haya consecuencias por su incumplimiento.

Infraestructura: requiere el contar con instalaciones que cumplen las normas y condiciones de seguridad, y que estas se mantienen en este estado de cumplimiento. A la vez, envía una señal de que hay orden y autoridad en la empresa, asimismo, facilita el cumplimiento de los planes de prevención, evitando que una infraestructura débil o inadecuada sea la vulnerabilidad misma. Esto no implica instalaciones costosas, pero si el que no sean riesgosas.

Tecnología: el uso adecuado de diversas herramientas acorde a cada negocio, debe considerarse para complementar los puntos anteriores. No son un fin, sino un medio para lograr esto. El ejemplo es el uso de cámaras de circuito cerrado de televisión (CCTV), que puede funcionar tanto como un factor disuasivo, hasta como memoria de eventos. No obstante, si no se tiene claridad respecto de la utilidad misma del equipo y, quien lo va a utilizar, esta inversión se vuelve una pérdida en sí.

La tecnología viene avanzando día con día y cada empresa, debe identificar de qué manera, podrá aportar o soportar elementos, para asegurar sus procesos mediante su implementación. La tecnología para la prevención de pérdidas puede ir desde un control de acceso para sus instalaciones, hasta sistemas avanzados para identificar mercancía en tránsito.

Primero debe definirse qué y para qué de la tecnología, para luego buscar a un especialista y encontrar la mejor solución. El peor error es buscar a un especialista cuando aún no tengo identificado mi riesgo.

El tipo de tecnología adecuado a cada empresa, dependerá del tipo de riesgos y la finalidad del equipo para reforzar los criterios de prevención de pérdidas, siendo relevante, que la mala selección del equipo o el no utilizarlo, para lo que se definió, se vuelve una pérdida en sí.

Vuelvo a mencionar al CCTV, como un equipo que aporta cantidad de beneficios, si este se usa adecuadamente, como es el caso cuando no solamente se utiliza para determinar fallas en algún proceso, sino como una herramienta para medir eficiencias. Asimismo, funcionará como un disuasivo, no solo para prevenir pérdidas sino para otro tipo de acciones negativas. Al final, redunda como una herramienta para memoria de eventos.

El aspecto legal es importante, no solo por lo que implica el ejercer acción en contra de quién cometió actos deshonestos siendo empleado, como por ejemplo quién cometió un fraude, sino también, el cómo proceder con un delincuente que se detiene en flagrancia en nuestras instalaciones.

Esto incluye el contemplar y comprender el impacto legal, que trae el incumplimiento de normas de autoridad, mismas que implican sanciones, multas, paro de operaciones, que a su vez representan pérdidas para la empresa.

La prevención de pérdidas debe considerar el manejo legal de lo anterior, así como otros aspectos que conllevan pérdidas. Reitero mi comentario, donde señalo que este, es un proceso integral de toda la organización para identificar las vulnerabilidades y condiciones que pueden representar pérdidas, su evaluación y su manejo.

La capacitación va aparejada con las situaciones y condiciones que se determinaron que pueden generar una pérdida y, esto implica desde capacitar para hacer más eficientes los procesos naturales de operación o administración, hasta temas más especializados como planes para manejo de desastres naturales.

Dependerá de cada empresa el cómo distribuye estos planes de prevención en una forma interdependiente en su organización. Debe considerarse cuando se tienen puntos múltiples, que se podrá tener un mismo programa con variantes, donde influye el nivel del personal, así como el riesgo a enfrentar.

Ejemplo es, el tener un plan de manejo de crisis para la empresa, pero si se tuviese operaciones en una zona de huracanes, no sería el mismo para operaciones en una zona donde hubiese temblores. El concepto es el mismo, pero el riesgo y las pérdidas serían por diferente condición natural.

El primer error consiste en creer que tu negocio no tiene riesgo alguno, que estos solo impactan en los negocios grandes o que tu operación está tan bien llevada, que no puede haber condición alguna de pérdida.

El segundo error, es el considerar que control de merma y prevención de pérdidas son lo mismo, lo que te lleva a pensar, que si controlas la merma, evitarás todo tipo de pérdida.

El tercero es pensar que un plan de prevención de pérdidas implica un gasto enorme cuando, en realidad, debe ser una inversión planeada y perfectamente alineada con la estrategia de negocios.

Como conclusión, hago énfasis en que la prevención de pérdidas es un proceso de empresa, que en forma consciente y razonada, identifica las vulnerabilidades de su operación, donde al definir la agenda de riesgos, puede identificar las probables pérdidas que podría sufrir su persona o clientes, sus operaciones y sus activos, donde este proceso continuo, va soportando la viabilidad del negocio.

La prevención de pérdidas incluye tanto temas de seguridad como de control de mermas, pero así también lleva otros aspectos donde la pérdida rebasa a estas dos funciones. Habrá empresas donde la merma sea irrelevante, pero la prevención de pérdidas nunca estará de más en su planeación y operación